Ein Leipziger Elterntreff

Thomas Kujawa · Administrator Beiträge: 1247 Ort: Mitteldeutschland

Schluss mit der "Zettelwirtschaft"! Wer wünscht sich das nicht. Wie auch immer, Sie hätten eine reale Chance, Ihr Wunschziel mit nur geringem Aufwand zu verwirklichen, wenn Sie zum Beispiel Excel auf dem PC haben.

Mit Excel, das als Standardsoftware auf dem Markt bzw. ohnedies im Microsoft-Office-Paket enthalten ist, lässt sich ein hervorragendes Notizmanagement organisieren. Für Ihr neues PC-Notizmanagement nutzen Sie dann alle Vorteile, die Ihren das ausgereifte Tabellenkalkulationsprogramm bietet. Sie können auf diese Weise künftig flexibler und effektiver planen als mit dem relativ starren Schema, das Ihnen ein Organizer oder Outlook bietet.

Mit dem Excel-Super-Buch wird Ihnen Aufgabenplanung bald leichter von der Hand gehen. Eine bereits ausgefüllte Mustertabelle und eine vorbereitete Leer-Tabelle für Ihren persönlichen Gebrauch können Sie übrigens kostenlos unter www.a-bis.de/download/super-buch aus dem Internet herunterladen.

Die Mustertabelle enthält folgende Kategorien:

lfdNr: Hier vergeben Sie für jede Tätigkeit eine eigene fortlaufende Nummer. (Die Nummerierung wird übrigens später per Formel automatisch fortgeschrieben.)
Datum: Hier notieren Sie das Tagesdatum, ab dem Sie eine Aktivität in das Super-Buch eintragen.
Projekt: Meistens lassen sich Aufgaben einem bestimmten Projekt zuordnen. Auch private Projekte können Sie hier eintragen.
Input/Auftraggeber: Hier machen Sie zur Erinnerung einen Vermerk, wer eine bestimmte Tätigkeit angestoßen hat.
Priorität: Hier legen Sie eine Priorität für den Vorrang fest – z.B. von 1 (hohe Priorität) bis 3 (niedrige Priorität).
Nr.: Hier geben Sie die Reihenfolge ein, in der die Aufgaben erledigt werden sollen.
ToDo-Info: Kurze Notiz über den genauen Inhalt der Aufgabe.
Unterlagen: Notieren Sie hier, wo Sie weitere Unterlagen zu bestimmten Vorgängen finden können.
Delegiert an: Vermerken Sie hier, an wen Sie eine Aufgabe delegiert haben (Namenskürzel).
Fix: Tragen Sie hier ein "f" ein. Das heißt, solche Aufgaben müssen bis zur Wiedervorlage erledigt sein. (Aufgaben ohne "f" können Sie folglich noch etwas zeitlich verschieben).
WV (Wiedervorlage): Legen Sie hier ein Datum fest, bis wann die Aufgabe spätestens erledigt sein muss bzw. wann Sie sich die Aufgabe erneut vornehmen wollen.
Erledigt: Wenn eine Aufgabe erledigt ist, tragen Sie das Datum gleich unter "erledigt" ein, und löschen Sie dann den Eintrag in der Wiedervorlage.

In vielen Fällen hilft Ihnen Excel durch eine integrierte Automatik, längere Zelleneinträge schnell zu erledigen. Wenn Sie z.B. mehrere Aufgaben zum Projekt "Alpha-neu, usw." haben, brauchen Sie in der Regel nur noch die ersten beiden Buchstaben einzugeben. Das Programm vervollständigt den Rest automatisch.

In anderen Fällen können Sie bestimmte Angaben durch Excel auch automatisch errechnen lassen. Hinzu kommen die umfangreichen Filter-Möglichkeiten und komfortablen Suchkriterien des Tabellenkalkulationsprogramms. Sie können z.B. alle Aufgaben sortieren, nach solchen, die noch offen sind oder für ein bestimmtes Projekt bereits erledigt wurden, nach Stichworten suchen oder per Hyperlink direkt auf Unterlagen zugreifen, die anderswo gespeichert sind. Die Kommentarfunktion von Excel gibt Ihnen ferner die Möglichkeit, zusätzlich längere Anmerkungen zu jedem Vorgang zu machen.

Schließlich können Sie sich z.B. für Geschäftsreisen, bei denen Sie kein Notebook oder PC zur Verfügung stehen, eine Papierversion des Excel-Super-Buchs leicht in einer kleinen, überschaubaren Tabelle ausdrucken. Dazu blenden Sie einfach, sofern erforderlich, einzelne, für die jeweilige Dienstreise weniger wichtige Spalten aus, oder Sie verkleinern den Ausdruck so, dass er bequem auf eine DIN-A4-Seite passt.

Thomas Kujawa
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Wer nicht fragt, kriegt keine Antwort.